1.   Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä         Taloudellinen tiedotustoimisto ry (myöhemmin TAT)

Y-Tunnus                    0202391-9

Osoite                       Eteläranta 10, 00130 Helsinki

Puhelin                      040 571 0406

Yhteyshenkilö            Eija Mattila

 

2. Rekisterin nimi

Taloudellinen tiedotustoimisto ry:n Yrityselämän nuoret sukupolvet asiakkuus- ja sidosryhmärekisteri.

 

3.   Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakas- ja kumppanuussuhteiden hoito sekä tuotteiden ja palveluiden myynti ja markkinointi. Asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on TATin Yrityselämän nuoret sukupolvet liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja tehtävien hoitaminen, tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen, tuotteiden ja palvelujen myynti ja markkinointi sekä mainonta.

 

4.   Rekisterin tietosisältö

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme sekä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmiemme seuraavia henkilötietoja

  • henkilön nimi
  • yhteystiedot
  • puhelinnumero
  • sähköposti
  • organisaatio ja tehtävä
  • kansalaisuus

 

5.   Henkilötiedon säilytysaika

Henkilötietojen säilytys pohjautuu liiketoimintaan ja siinä tehtyihin sopimuksiin. Tietoja säilytetään lain tai sopimuksen velvoittamissa rajoissa niin kauan kuin sopimussuhde on voimassa ja tiedot ovat tarpeen sopimusvelvoitteen täyttämiseksi. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen tietoja säilytetään markkinointitarkoituksia varten, ellei henkilö pyydä tietojen poistamista.

Tietojen ajantasaisuutta ja tarpeellisuutta katselmoidaan säännöllisin välein. Vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot poistetaan. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

6.   Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkailta tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan myynnin, tapahtumien tai muun kontaktin yhteydessä. Näistä tiedoista tallennetaan ainoastaan niiden potentiaalisten asiakkaiden tiedot, jotka ovat antaneet markkinointi- tai yhteydenottoluvan.

 

7.   Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

TATin rekistereitä ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä tietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tästä poikkeuksena on kuitenkin TATin asiakkuushallintajärjestelmä, jonka palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa. Asiakastietoja voidaan siirtää tänne henkilötietolain sallimissa rajoissa. TAT on varmistanut järjestelmän riittävän tietosuojan tason sopimuksin tai muutoin henkilötietolain edellyttämällä tavalla.

Yhteistyökumppanit ja alihankkijat voivat käsitellä asiakasrekisterien henkilötietoja vain TATin pyynnöstä suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. TAT varmistaa aina, etteivät yhteistyökumppanit käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

 

8.   Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot kerätään ja niitä käsitellään järjestelmissä ja rekistereissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Järjestelmät sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain määritellyt oikeudet omaavat henkilöt. Pääsy rekisteriin myönnetään vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää järjestelmiin ja asiakastietokantoihin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja kirjautumisia valvotaan. Paperiset dokumentit säilytetään lukituissa kaapeissa tai arkistoituna arkistoholviin.

 

9.   Rekisteröidyn oikeudet

TAT takaa rekisteröidyille kaikki heille lain mukaan kuuluvat oikeudet henkilötietonsa käsittelyn suhteen. Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
    • vaatia henkilötietojesi poistamista, rekisteröidyn oikeus saada tietonsa poistetuksi ei kuitenkaan ole poikkeukseton. TAT voi olla poistamatta tietoja, mikäli niiden käsittely on tarpeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai sopimusvelvoitteen todentamiseksi.
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
  • saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista; ja
  • kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin tai etämyyntiin ottamalla kirjallisesti ilmoitettujen yhteystietojen mukaisesti.

Rekisteröidyn tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntönsä kirjallisesti TATille tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Voimme pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Rekisterinpitäjänä vastaamme rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa ellemme erikseen muuta ilmoita.

Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus Suomen valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalain säädännön mukaisesti.

 

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite:                                 PL 800, 00521 Helsinki

Käyntiosoite:                                Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki

Vaihde:                                         029 56 66700

Sähköposti:                                  tietosuoja@om.fi